Мне кажется, главное — сделать базу легкой для понимания и поиска, чтобы не было ощущения, что ты рыщешь в огромной куче документов. Простая структура с понятными разделами и регулярные обновления реально помогают не запутаться. Ну и чтобы каждый мог быстро добавить или поправить, без долгих согласований.