Слишком много хвалебных слов про Notion и Wiki, но реально часто всё превращается в месиво, если толком не следить за структурой и обновлением. Форумы вроде живые, но быстро засоряются, если нет модераторов. В итоге, наверное, лучше не зацикливаться на одном инструменте, а комбинировать в зависимости от задачи, иначе каша и потеря времени обеспечена.